สำหรับผู้ใช้งานระบบ RMS ที่ต้องการส่งไฟล์เอกสาร แนบกับจดหมายให้กับบุคคลากรในวิทยาลัยมักเกิดปัญหาไฟล์ที่แนบไม่ครบตามที่ต้องการ  แล้วจะมีคำถามเกิดขึ้นเสมอ ว่า RMS ส่งไม่ได้บ้าง ส่งไม่ครบบ้าง โดยเฉพาะเพื่อนสมาชิกที่เข้าทำงานใหม่ และยังไม่เคยใช้งาน บทความนี้ อาจจะพอเป็นแนวทางในการแก้ไขปัญหาได้บ้าง คะ

1. อย่างแรกเลย ชื่อไฟล์ของคุณเป็นภาษาไทยหรือเปล่า ถ้าเป็นไฟล์ ให้แก้ไขชื่อไฟล์เป็นภาษาอังกฤษ โดยไปเปิดโฟล์เดอร์ที่เก็บไฟล์ จากนั้นคลิกขวา เลือกเมนู Rename
2.  ไฟล์ที่คุณต้องการส่งเป็นไฟล์ประเภท Office ที่สร้างจาก office Version 2007 ขึ้นไปหรือไม่ ถ้าเป็น คุณต้องต้องเปลี่ยนการ Save ให้เป็น เวอร์ชั่น 2003  คะ เพราะ Version 2007 ขึ้นไปนามสกุลไฟล์ จะมี 4  ตัวอักษรขึ้นไป  เช่น .docx  .xlsx  .accdb  ระบบ RMS  นั้นสนับสนุนไฟล์ที่มีนามสกุลไม่เกิน  3 ตัวอักษร คะ อันนี้ พูดต่อไปยัง ระบบ KM  ด้วย เหมือนกันนะคะ ระบบการจัดการไฟล์ ชื่อไฟล์เป็นภาษาอังกฤษ และ นามสกุลไม่เกิน  3 ตัวอักษร
3. ถ้าคุณต้องการส่งมากกว่า  1  ไฟล์ ในการส่งจดหมายเพียงครั้งเดียว ให้ทำการบีบอัดไฟล์รวมกันด้วยการ Zip หรือ rar  ทำง่าย ๆ ดังนี้  ( คนที่ส่งโดยการ Browse หลาย ๆ ครั้ง มันจะได้ เฉพาะไฟล์ที่ Browse  ครั้งสุดท้าย เพียงไฟล์เดียว)
   1. เปิดหน้าต่างที่เก็บไฟล์ที่ต้องการส่ง
   2. เลือกไฟล์ที่ต้องการส่ง  กดปุ่ม Ctrl ที่คีย์บอร์ด พร้อมกับ คลิกเลือกไฟล์ตัวที่ 2 , 3  …จนกว่าจะครบตามต้องการ 
   3. คลิกขวา บริเวณไฟล์ใดไฟล์หนึ่งที่เราเลือกไว้ แล้วเลือกเมนู Add to archive ….  
   4. ตั้งชื่อไฟล์ rar

   หรือ คุณอาจจัดไฟล์ที่ต้องการส่งอยู่ในโฟล์เดอร์เดียวกัน แล้วคลิกขวาเลือกเมนู Add to archive ….    หรือ Add to ชื่อไฟล์.rar ก็ได้ คะ
   
   

4. สุดท้ายแล้วสำหรับมือใหม่ ลองเปิดเมนูส่ง “จดหมายออก”  จะได้มั่นใจว่าจดหมายถึงผู้รับ แน่นอน ส่วนเจ้าตัวจะเปิดเมื่อไหร่ ก็ไปลุ้นอีกทีนะคะ ดูวันที่ ที่เพื่อนเปิดจดหมายเรา ได้ด้วย

• 

3 คะแนนโหวด

KruBet สถานะ : ผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ คอมพิวเตอร์ธุรกิจ